Преимущества управляемых служб печати

02.10.2022 0 Автор redactor

Управляемые службы печати — это программы, предлагаемые поставщиками печати для управления вашими печатающими устройствами, включая сканеры, факсы и копировальные аппараты. Они позволяют организациям повышать свою эффективность, продуктивность и информационную безопасность, как правило, путем мониторинга использования, замены расходных материалов и удовлетворения потребностей организации в печати. MPS предлагает организациям многие из следующих преимуществ, и вы можете прочитать больше о 7 ключевых преимуществах служб управляемой печати ниже:

Экономьте время и повышайте эффективность
Сократите затраты и сэкономьте деньги
Повысьте производительность в вашей организации
Сократите капитальные затраты и улучшите денежный поток
Уменьшите свое воздействие на окружающую среду
Будьте более проворными
Повысьте свою информационную безопасность
Иллюстрированные часы для демонстрации экономии времени

1. Экономьте время и повышайте эффективность

Количество времени, которое ваши сотрудники тратят на задачи, связанные с принтером, может вызывать разочарование. Процесс печати, сканирования, копирования или отправки документов по факсу на старом оборудовании или плохо настроенном программном обеспечении — это только начало. Также следует учитывать время, затрачиваемое на устранение неисправностей устройства и замену чернильных картриджей и тонеров. Управляемая служба печати должна выявлять такие проблемы и освобождать время персонала, чтобы сосредоточиться на других вещах.

Узнать больше об управляемой печати на https://www.innovus.biz/stati/preimushhestva-upravlyaemyh-uslug-pechati.

2. Сократите затраты и сэкономьте деньги

Обслуживание отдельных устройств по одному обходится дороже, чем наличие автоматизированной облачной системы для масштабирования. Службы управляемой печати подключают устройства к единой системе мониторинга, чтобы обеспечить своевременную доставку сменных тонеров и ремонт.

Тщательный аудит и оценка печати могут определить способы консолидации вашего оборудования. В конце концов, слишком большое количество устройств, разбросанных по вашей организации, обойдется дороже в обслуживании и расходовании пространства и электроэнергии. Специалист по печати сможет рассчитать истинную стоимость специального подхода и определить способы экономии.

В целом, очевидно, что экономия средств, связанная с MPS, может быть значительной по сравнению с установкой и обслуживанием принтера «своими руками».

3. Повысьте производительность в вашей организации

Потребности различных отделов организации в печати могут различаться. После первоначальной оценки текущих и будущих потребностей организации поставщик MPS должен быть в состоянии рекомендовать индивидуальную программу для этих отделов. Это может включать, например, печать с мобильных устройств или за пределами сайта, или необходимость печати документов особого формата, которые вы регулярно используете.

4. Сократите капитальные затраты и улучшите денежный поток

По данным Computing, более половины ИТ-менеджеров, опрошенных в 2015 году, уже имеют услугу управляемой печати с оплатой за страницу (см. диаграмму выше). Кроме того, вы можете пользоваться информационными панелями использования в режиме реального времени и инструментами прогнозирования для вашей сети устройств. Это позволяет вам лучше управлять своим бюджетом.

5. Уменьшите свое воздействие на окружающую среду

Сокращение количества используемой бумаги, электроэнергии и расходных материалов для печати — все это часть того, чтобы быть ответственным корпоративным гражданином. При наличии системы мониторинга, входящей в состав вашего пакета MPS, вы должны иметь возможность определять и отслеживать уровни использования печати. Таким образом, вы будете в лучшем положении, чтобы вмешаться и уменьшить свое воздействие на окружающую среду. И как только вы это сделаете, вы сможете показать результаты своих усилий по экономии бумаги в своем отчете о корпоративной социальной ответственности.

6. Будьте более гибкими

Наиболее успешные организации стремятся постоянно совершенствовать свои процессы, чтобы оставаться впереди. В обзоре вычислительной техники 2015 года мы увидели это в действии. Взгляните на огромное количество и разнообразие технологических проектов на рабочих местах, которые ИТ-менеджеры запланировали на следующие 24 месяца, на диаграмме выше.

С помощью правильных решений для служб управляемой печати вы сможете оптимизировать рабочий процесс и при необходимости добавлять продукты. Узнайте больше о преимуществах распределенной среды печати.

7. Улучшите свою информационную безопасность

По данным группы ИТ-менеджеров, опрошенных Computing for Brother UK, 28% хотят внедрить технологию безопасной печати или еще больше повысить безопасность печати. Это неудивительно, учитывая постоянный риск кражи интеллектуальной собственности и нарушений информационной безопасности.

Итак, как MPS помогает смягчить эти угрозы?

Оценка печати в масштабах всей организации, которая поставляется с сервисом управляемой печати, может выявить риски для печати и IP-безопасности, с которыми сталкивается ваша организация. Последующая программа MPS должна помочь снизить эти риски с помощью индивидуального плана обеспечения безопасности печати. Это может включать рекомендации по процедурам входа в принтер, чтобы свести к минимуму кражу документов из выходных лотков. Это может включать в себя утилизацию отходов и средства управления документами. Это также может включать установку многофункциональных принтеров с функцией автоматической очистки жесткого диска и сетевых решений для снижения риска получения информации хакерами.

И, почти по умолчанию, наличие только одного поставщика печати, внедряющего MPS, сокращает количество людей за пределами вашей организации, имеющих доступ к вашим сетевым устройствам. Эту общую угрозу безопасности нельзя недооценивать.